Lorsqu’il s’agit de louer un bien en location saisonnière, la communication avec les locataires est essentielle pour établir une relation solide et garantir une expérience positive. Que vous soyez propriétaire d’une location de vacances, d’un appartement ou d’une maison, il existe des bonnes pratiques pour communiquer avec les locataires avant, pendant et après leur séjour. Notre agence de conciergerie Airbnb à Royan vous propose de découvrir ce qu’elle met en place à chaque séjour pour assurer une communication efficace avec les locataires de son parc immobilier en location de courte durée.
Avant le séjour : informer et prévoir
1. Répondre rapidement aux demandes de renseignements
Lorsque des locataires potentiels vous contactent pour obtenir des informations sur votre propriété, il est crucial de leur répondre rapidement. Les locataires recherchent souvent plusieurs options et une réponse tardive pourrait les faire perdre leur intérêt pour votre propriété. Assurez-vous de répondre à leurs demandes de renseignements dans les 24 heures et fournissez des informations détaillées sur votre propriété, les tarifs, les équipements, la configuration des lieux et les disponibilités.
2. Offrir des informations détaillées sur la propriété
Pour aider les locataires à prendre une décision éclairée, fournissez-leur des informations détaillées sur votre propriété. Cela peut inclure des détails sur les équipements, la configuration du logement, la proximité des attractions locales, les règles de la maison et les politiques relatives aux animaux domestiques. Plus vous fournissez d’informations, plus les locataires seront en mesure de prendre une décision éclairée.
3. Envoyer un contrat de location clair
Avant que les locataires confirment leur réservation, il est important de leur envoyer un contrat de location clair et détaillé. Le contrat devrait inclure les conditions de location, les modalités de paiement, les politiques d’annulation et toutes les autres informations pertinentes. Cela permettra d’éviter les malentendus et de protéger à la fois le locataire et le propriétaire.
4. Demander des informations sur les besoins spécifiques
Certains locataires peuvent avoir des besoins spécifiques, tels que des exigences alimentaires particulières ou des besoins en matière d’accessibilité. Avant leur séjour, demandez-leur s’ils ont des besoins spéciaux et assurez-vous de les prendre en compte. Cela montrera que vous vous souciez de leur confort et contribuera à garantir un séjour agréable.
Pendant le séjour : assurer une grande disponibilité
1. Fournir des informations de contact d’urgence
Lorsque les locataires arrivent, assurez-vous de leur fournir des informations de contact d’urgence. Cela peut inclure votre numéro de téléphone, celui d’un gestionnaire de locations comme YourHostHelper dans notre cas ou d’un service d’urgence local : particulièrement utile pour les locataires venus de l’étranger qui ne connaissent pas forcément nos numéros d’urgence. En cas de problème ou d’urgence, les locataires sauront qui contacter pour obtenir de l’aide.
2. Être disponible pour répondre aux questions
Pendant le séjour, il est essentiel d’être disponible pour répondre aux questions et résoudre les problèmes des locataires. Répondez rapidement à leurs appels ou à leurs messages et proposez des solutions dès que possible. Une communication proactive et réactive contribuera à améliorer leur expérience et à résoudre les problèmes rapidement.
3. Offrir des recommandations locales
En tant que propriétaire, vous êtes souvent très familier avec la région où se trouve votre propriété. Profitez de cette connaissance pour offrir des recommandations locales aux locataires. Cela peut inclure des suggestions de restaurants, de sites touristiques ou d’activités à ne pas manquer. Les locataires apprécieront ces conseils et cela ajoutera de la valeur à leur séjour.
4. Effectuer des contrôles de routine
Pendant le séjour, il est important de faire des contrôles de routine pour s’assurer que tout fonctionne correctement dans la propriété. Vérifiez les équipements, les systèmes de plomberie, les appareils électroménagers, etc. Cela permettra de détecter les problèmes potentiels avant qu’ils ne deviennent majeurs et de les résoudre rapidement.
Après le séjour : suivre la satisfaction et fidéliser
1. Envoyer un message de remerciement
Une fois que les locataires ont quitté votre propriété, envoyez-leur un message (email, sms, …) de remerciement pour leur séjour. Exprimez votre gratitude pour avoir choisi votre propriété et demandez-leur s’ils ont des commentaires ou des suggestions pour améliorer l’expérience des futurs locataires. Cela montrera que vous appréciez leur séjour et que vous êtes ouvert aux commentaires.
2. Demander des commentaires et des évaluations
Les commentaires et les évaluations des locataires peuvent être précieux pour attirer de nouveaux locataires. Demandez aux locataires de laisser un commentaire ou une évaluation de leur séjour sur des sites d’évaluation en ligne ou sur votre propre site Web. Cela aidera à renforcer la crédibilité de votre propriété et à rassurer les futurs locataires.
3. Gérer les demandes de remboursement de dépôt de garantie
Si vous avez demandé un dépôt de garantie, assurez-vous de gérer rapidement les demandes de remboursement après le départ des locataires. Effectuez une inspection de la propriété pour vous assurer qu’il n’y a pas de dommages importants et remboursez le dépôt de garantie dans les délais convenus. Une gestion efficace des dépôts de garantie contribuera à maintenir une bonne relation avec les locataires.
4. Garder le contact avec les locataires réguliers
Si vous avez des locataires réguliers qui reviennent fréquemment dans votre propriété, il est important de garder le contact avec eux. Envoyez-leur des mises à jour sur les nouvelles offres ou les améliorations apportées à la propriété. Cela montrera que vous appréciez leur fidélité et les encouragera à revenir à l’avenir.
En suivant ces meilleures pratiques pour communiquer avec les locataires avant, pendant et après leur séjour, vous pouvez améliorer l’expérience des locataires et établir des relations solides. Une communication claire, réactive et attentionnée contribuera à fidéliser les locataires et à attirer de nouveaux clients. N’oubliez pas d’adapter vos communications en fonction des besoins spécifiques de chaque locataire et de rester ouvert aux commentaires et aux suggestions pour continuer à améliorer votre offre de location.
