Avec le développement des sites de location saisonnière comme AirBNB, les façons de voyager et de se loger ont grandement évolué. De nombreux professionnels utilisent notamment AirBNB pour se loger lors de voyages courts, par exemple. Pour ces derniers comme pour les propriétaires, des factures leurs permettent de tenir leurs comptes à jour. Notre conciergerie Nice vous explique comment obtenir facilement et rapidement une facture AirBNB.
A quoi servent les factures sur AirBNB et les sites de location saisonnière ?
Si vous êtes propriétaire, lorsqu’un voyageur fait une réservation au sein de votre location de vacances sur AirBNB, et qu’une fois que vous confirmez cette réservation, une facture AirBNB va se générer pour preuve de paiement. Cela vous permettra de vous tenir à jour dans votre comptabilité et de conserver un visuel sur l’évolution de votre location saisonnière si vous souhaitez le faire manuellement. « Plusieurs propriétaires comptent sur les applications ou les sites directement pour garder un suivi, explique Marie Tortorollo, directrice de notre conciergerie Nice. D’autres préfèrent le faire de manière classique, en tenant à jour leurs factures ».
En tant que voyageur, vous pouvez avoir besoin d’éditer une facture AirBNB pour plusieurs raisons. Tout d’abord, si vous voulez conserver un suivi en tant que client et conserver une trace de votre réservation, c’est possible. Ensuite, en cas de problème avec votre réservation ou avec votre bien, la facture peut vous être demandée. Enfin, si vous voyagez dans un cadre professionnel, la facture AirBNB pourra être demandée par votre employeur afin de vous rembourser une fois ce voyage effectué. La facture comporte tous les éléments importants et propres à une réservation sur AirBNB.
Quels justificatifs pour une réservation sur AirBNB ?
La facturation sur la plateforme possède un fonctionnement spécifique : AirBNB ne délivre qu’une seule facture incluant la TVA, et celle-ci est liée aux frais de service. Si vous êtes propriétaire, vous pouvez récupérer un reçu sur la plateforme. D’autre part, si le voyageur demande une facture de loyer TTC, vous devez le livrer vous-même en tant qu’hôte. Quand un voyageur réserve votre propriété et que vous confirmez sa réservation, un reçu vous sera envoyé automatiquement. Il est possible de le télécharger directement depuis la plateforme et l’imprimer. Généralement sous format PDF, vous y retrouverez les principaux éléments concernant la réservation :
- les noms et prénoms du propriétaire
- les noms et prénoms du voyageur
- l’adresse du logement à louer
- les dates de séjour
- le prix total du séjour détaillé : frais Airbnb, frais de service
- le mode de paiement choisi par le voyageur
Ce reçu s’adresse uniquement à l’hôte. Par ailleurs, dès la confirmation de la réservation, le voyageur, de son côté, recevra aussi automatiquement une facture AirBNB récapitulant :
- les frais détaillés de la réservation
- les informations concernant la caution et les frais annexes
- l’adresse du logement
- l’heure d’arrivée dans les lieux
- les informations sur la récupération des clés
- les règlements du logement
- les coordonnées AirBNB
Cependant, ce reçu ne constitue pas encore une facture officielle faisant foi et pouvant servir de façon légale au locataire. En effet, selon sa définition, le reçu ne peut pas faire office de note de frais. Il sert juste de reconnaissance de l’intégralité des frais engagés sur un produit ou un service.
Comment obtenir une facture AirBNB avec la TVA ?
La facture délivrée par AirBNB concerne les frais de service. En fait, quand un voyageur réserve un logement sur AirBNB, en plus du séjour, il doit également payer des frais de service à la plateforme. Il s’agit des commissions de AirBNB. A l’instar de la facture automatique, la facture TVA est également fournie par AirBNB. Elle est donc téléchargeable depuis votre compte. Il est à noter qu’une fois qu’elle est émise, il est impossible de modifier la facture TVA. Vous devez également garder à l’esprit que bien qu’elle soit officielle, cette facture AirBNB ne peut justifier du loyer.
Comment obtenir une facture de loyer TTC (avec ou sans TVA) ?
La facture loyer TTC est la seule facture qui fonctionne pour justifier de votre loyer. Pourtant, elle est également la seule que AirBNB n’est pas en mesure de fournir. « Très souvent, les voyageurs en font la demande afin de prouver leur réservation de façon légale, précise Marie Tortorollo, directrice de notre conciergerie Nice. Et en tant qu’hôtes, cette facture vous est également indispensable pour la comptabilité et les déclarations ». Si vous êtes propriétaires, vous devrez éditer une facture AirBNB. La plateforme se présente en effet comme un service d’hébergement en ligne qui permet uniquement de mettre en relation les particuliers (propriétaires et voyageurs).
La plateforme peut donc facturer uniquement les frais afférents, c’est-à-dire les frais de service AirBNB qui font l’objet d’une facture avec TVA. Ce n’est pas au voyageur d’éditer une facture AirBNB, mais bien à l’hôte qui encaisse le loyer et qui doit donc reverser la TVA au service des impôts le cas échéant. Lorsque vous devrez éditer une facture loyer AirBNB, il est primordial de détailler les différents frais incombés au cadre de la réservation. Votre facture devra donc obligatoirement énoncer les mentions suivantes :
- une mention en haut de la facture “Facture de location saisonnière” ou “Facture de location de vacances”
- la date d’émission de la facture
- le numéro de la facture (suivant l’ordre chronologique fourni par votre logiciel de facturation)
- les coordonnées et informations concernant l’hôte et le voyageur
- le numéro SIREN ou SIRET et le numéro d’immatriculation au registre du commerce des sociétés (RCS) du propriétaire (dans le cas où la location s’inscrit dans le cadre d’une profession)
- le nombre total de voyageurs présents dans le logement durant le séjour
- la TVA
- l’adresse de l’hébergement
- les dates du séjour : date d’arrivée et date de départ
- le nombre de nuitées totales
- le montant total de la location
- le prix avec le détail des frais : toujours mentionner la TVA même si sa valeur est de 0%, toujours préciser la taxe de séjour bien qu’elle soit perçue par AirBNB.
- le mode de paiement
- la signature des deux parties (propriétaire et locataire)
Comment récupérer une facture AirBNB quand on est propriétaire ?
Pour obtenir une facture AirBNB, rien de plus simple, comme nous l’explique Marie Tortorollo, directrice de notre conciergerie Nice : « Toutes les factures sont accessibles dans votre espace personnel, et vous les retrouverez sous chacune de vos réservations. En cherchant dans les menus et les sous-menus, vous y accéderez rapidement. » Pour ce qui est de la facture loyer TTC, il faudra vous-même éditer une facture AirBNB car elle n’est pas fournie par la plateforme de location saisonnière. Sur celle-ci vous devrez mentionner le montant du loyer, les frais de ménage (le cas échéant), tous les frais supplémentaires demandés via le centre de résolution ainsi que les informations obligatoires que nous avons citées plus haut.
Si l’obtention d’une facture AirBNB peut sembler compliquée au premier abord, il suffit de prendre un peu de temps pour s’en occuper et s’assurer de faire les choses correctement, afin de ne pas s’y perdre au milieu de toutes les différentes factures existantes. Une fois de plus, la clé pour éviter les problèmes est la communication entre l’hôte et le locataire, ce qui facilitera grandement l’édition et le partage des différentes factures. N’hésitez pas à utiliser un modèle ou un logiciel de facturation pour éditer une facture AirBNB sans commettre la moindre erreur.
